בימים האחרונים ביקש אבי עזרה בהגדרת חשבון Gmail לעסק החדש שלו. הוא כמובן לא ציפה לשטיפה הגדולה שהגיעה אחר כך -

• חשבון האימייל של העסק הוא סוג של כרטיס הביקור של העסק באינטרנט (כמובן שבשילוב עם אתר כרטיס הביקור שלם יותר).
• שימוש בחשבון Gmail/חשבון האימייל של ספק האינטרנט שלנו/כל חשבון אימייל אחר שהוא ממתחם (domain) שאינו שלנו עלול לרמוז לאנשים מסויימים על חוסר מקצועיות.
• כל עסק המכבד את עצמו צריך ליצור מתחם שייצג אותו נאמנה באינטרנט. יש לשים לב שאני יוצר הפרדה בין יצירת מתחם ליצירת אתר – הסבר יבוא בהמשך.

אז מה זה בכלל מתחם באינטרנט (domain)

האינטרנט מורכב ממליוני מתחמים שונים. google.com הוא דוגמא למתחם מוכר. ynet.co.il הוא מתחם מוכר נוסף. בכוונה נתתי את 2 הדוגמאות האלה מכיוון ששניהם מתחמים המזוהים בצורה הדוקה למוצר אותו הם מייצגים. אני לא בטוח כמה מהגולשים יודעים ש-ynet הוא מוצר מבית ידיעות אחרונות.

מתחם או אתר או מה בכלל ההבדל?

כמו שהסברתי מתחם הוא השם שמייצג את העסק באינטרנט. חשוב לבחור שם שיעביר בצורה נכונה את שם העסק/מטרת העסק/תחום העיסוק של העסק. בנוסף חשוב לבחור סיומת מתאימה – בפוסט הזה יש הסבר לגבי סוגי הסיומות השונים ובמה כדאי לבחור.

אתר, להבדיל, הוא דף או אוסף של דפים באינטרנט המכילים תכנים בנושא מסוים. אתר אינטרנט של עסק הוא כמובן הרכיב החשוב בייצוג העסק באינטרנט. ובכל זאת, לא לכל העסקים יש את המשאבים והאנרגיות ליצור אתר באינטרנט – השיקולים נעים בין זמן/אנרגיות ליצירת תכני האתר, מציאת מעצב ובונה אתרים מתאימים וכמובן העלויות הנלוות.

לעומת זאת יצירת אימייל מקצועי מלווה במתחם עצמאי אינו דורש את כל המשאבים המפורטים מעלה, לכן אני מאמין שזהו סעיף חובה בהקמת עסק.

אוקיי, אז איך יוצרים מתחם?

ברשותכם אתייחס בעיקר ליצירת מתחם בסיומת co.il. לדעתי סיומת זו היא המקצועית ביותר לעסק שמרבית עיסוקו בישראל. במידה ובית העסק מכוון בעיקר לחו"ל, מומלץ לרכוש מתחם עם הסיומת .com. ניתן כמובן לשלב בין השניים (לרכוש יותר ממתחם אחד המייצג את אותו עסק).

ישנם מספר רשמי מתחמים המורשים ליצור מתחמים חדשים בסיומת co.il. את הרשימה המלאה ניתן לראות באתר של איגוד האינטרנט הישראלי. העלויות ליצירת מתחם חדש בעת יצירת פוסט זה נעו סביב 80 ש"ח לשנה. עבור המתחם של אבי, במיוחד לאור נסיון מוצלח מהעבר, בחרתי להשתמש ב-LiveDNS.co.il. לאחר הרשמה קצרה תוכלו להזין את שם המתחם המבוקש ובמידה והוא פנוי לרשום אותו. שימו לב שמשך הזמן שלוקח לאישור המתחם החדש הוא עד 24 שעות.

יש לי מתחם, מה עכשיו?

עכשיו עלינו לבחור איפה לאחסן את תיבת הדואר שלנו. כמו תמיד, גם כאן יש לנו כמה אפשרויות, הנעות בין אירוח חינמי לאירוח מקצועי על שרת exchange.

אירוח חינמי של Google Apps
זוהי לדעתי אופציה לא רעה לעסק בהקמה ועוד יותר למי שרגיל לממשק המשתמש של Gmail. Google Apps מאפשר ליצור איזור עבודה וירטואלי הכולל תיבות אימייל, יומנים, ספר כתובות משותף ועוד לשימוש עד 50 משתמשים, וכל זה בחינם. למרות שזה עלול לא להתאים לכל אחד – לדוגמא עסקים שמפחיד אותם לשמור מידע עסקי על שרתי גוגל – עבור אבי בחרנו באפשרות החינמית לפחות בשלב ראשון.

אירוח של תיבת אימייל פשוטה בישראל
במידה ותרצו לשלם על התיבה ישנה האפשרות של אירוח של תיבה / מספר תיבות פשוטות. אני ממליץ במקרה כזה לעבוד עם אירוח ישראלי מכיוון שההבדל בעלויות מול אירוח מחוץ לישראל יהיה יחסית זניח, אך מהירות העבודה עם התיבה תהיה ברוב המקרים גבוהה יותר. עוד דבר שאפשר לקחת בחשבון הוא רכישה משולבת של שם המתחם וחבילת אירוח האימייל אצל אותו ספק. שילוב זה לא בהכרח יוזיל עלויות, אבל בהחלט יקל מההבטים הטכניים של התהליך. חברת LiveDNS המוזכרת מעלה בהקשר של רישום מתחמים מספקת גם שירותי אחסון תיבות אימייל (סביב ה-20 ש"ח לחודש).

אירוח של תיבת exchange בישראל
אפשרות זו היא המקצועית, הבטוחה, אך גם היקרה ביותר מבין האפשרויות. למי שלא יודע מה זה שרת exchange, זהו שרת מקצועי ויקר של חברת מיקרוסופט המאפשר לנהל תיבות אימייל של חברות. ישנם יתרונות רבים באירוח שכזה, ואני לא אמנה את כולם, אבל העיקריים הם אמינות השירות, סנכרון בין מס' מחשבים ומכשירים ניידים ואיכות השירותים הנלויים (ספר הכתובות הארגוני ויומנים). לרוב חברות בינוניות עד גדולות יתחזקו שרת כזה (או מספר שרתים כאלה) בעצמן, אך עבור עסקים קטנים זה לא משתלם. ישנם מס' אתרים המציעים אירוח שרת exchange. אחד המוכרים הוא WebOffice, אך יש עוד רבים וטובים.

חשוב לזכור, תמיד ניתן להחליף ספק אחסון תיבת דואר כך שזו לא חתונה קתולית.

השלב האחרון – החיבור בין המתחם לאחסון תיבת האימייל

זהו השלב המאתגר ביותר – במידה ובחרנו להשתמש בשני ספקים שונים לרישום שם המתחם ואחסון תיבת האימייל (כמו במקרה של אבי), נדרש להגדיר את הגדרות האחסון אצל ספק רישום המתחם שלנו. אני אתמקד בתצורה שהכנתי עבור אבי, אך הדבר נכון בצורה זו או אחרת גם אצל ספקי שירות אחרים.

Google Apps דורשים בשלב הראשון לאשר שאכן אתם בעלי המתחם. הם מאפשרים 2 דרכים לביצוע האישור – יצירת קובץ בספרייה הראשית של האתר אליו המתחם מכוון (אבל רגע, בכלל לא יצרנו אתר), או עדכון רשומות ה-DNS והוספת רשומת CNAME חדשה.

קצת מושגים – DNS הינו (בצורה מופשטת ביותר) פרוטוקול שעוזר לשרתי האינטנט לתרגם כתובות מתחם לכתובות הפיזיות של שרתים אחרים. הגדרה כוללת יותר ניתן למצוא בוויקיפדיה. את רשומות ה-DNS ניתן לערוך אצל ספק רישום המתחם שלנו. במקרה של LiveDNS זה יופיע תחת תפריט "ניהול DNS מתקדם".

נחזור לגוגל, עכשיו נרצה לאפשר את שירותי האימייל שלהם. גם כאן גוגל תנחה אותנו להוסיף רשומות מסוג MX – שוב תחת ניהול רשומות ה-DNS שלנו. ההסבר ב-Google Apps הוא די ברור.

לסיכום

אני מקווה שהצלחתי לשכנע אתכם לגבי החשיבות ביצירת כתובת אימייל מקצועית לעסק שלכם. אשמח לענות על שאלות בנושא בהערות לפוסט.